Allmän (offentlig) handling

Enligt offentlighetsprincipen har du som medborgare rätt att ta del av handlingar som finns inom kommunen.  Rätten begränsas dock till de handlingar som är allmänna och som inte är sekretessbelagda.

Vad är en allmän handling?

Varje medborgare har rätt att ta del av en myndighets allmänna handlingar. Allmänna handlingar finns både som pappersdokument och digitalt lagrade uppgifter, som e-post och fax.

En handling är allmän om den

• förvaras hos en myndighet. Handlingar kan exempelvis förvaras i diarier, pärmar eller i datorer,
• är inkommen till myndigheten. Handlingen har skickats eller på annat sätt överlämnats till myndigheten,
• är upprättad. En handling är upprättad när den är färdigskriven, när den har skickats vidare, eller när det ärende som handlingen tillhör är klart,
• är ett protokoll som har justerats.

De här handlingarna är inte allmänna handlingar

• internt arbetsmaterial,
• vissa handlingar som tillhör ärenden som ännu inte är avgjorda,
• handlingar som mottagits av kommunen, men som uppenbarligen har skickats fel är inte heller allmänna handlingar hos kommunen. Vår ansvar i det läget är endast att skicka dem vidare till rätt mottagare,
• tidningar, reklam och liknande handlingar.

Allmänna handlingar kan vara offentliga och sekretessbelagda och ska, om de inte omfattas av sekretess, lämnas ut så snart som möjligt till den som begär det. Den som begär att få ut en allmän handling behöver inte berätta vad hen heter eller varför hen vill se en viss handling. Om handlingen innehåller sekretessbelagd information kan bedömningen bli annorlunda om vi får veta vem som vill ha ut handlingen, och därför kan det ibland vara aktuellt att fråga om namnet på den sökande.

Vilken information är sekretessbelagd?

Det är främst information som kan skada enskild som är sekretessbelagd hos kommunen. Kommunen sekretessbelägger även information vid exempelvis upphandlingar.

Offentlighets- och sekretesslagen anger vilka uppgifter som är sekretessbelagda. Det innebär att kommunen, med stöd av lagen, avgör vad som ska sekretssbeläggas. Det kan också vara så att handlingar innehåller viss sekretessbelagd information, medan övrig information är offentlig. Vi kan då lämna ut handlingen genom att maska den sekretessbelagda informationen.

Det är inte avsändaren som avgör om informationen är sekretessbelagd hos kommunen. Om du skickar ett brev till kommunen och skriver "hemligt" eller "konfidentiellt" på brevet blir det ändå inte sekretessbelagt om inte offentlighets- och sekretesslagen medger det.

Om kommunen inte vill lämna ut en handling, till exempel för att den är sekretessbelagd, har du alltid rätt att överklaga ett sådant beslut. Kommunen ska informera dig om hur du överklagar.

Avgift för allmän handling

Om du vill ha kopior av allmänna handlingar tar kommunen ut en avgift. De första tio sidorna är gratis, övriga sidor kostar fem kronor styck. Du kan läsa mer om de beslutade avgifterna i kopieringstaxan som är beslutad av kommunfullmäktige.