Dokument­hanterings­planer och gallringsbeslut

Dokumenthanteringsplaner och gallringsbeslut fattas av de olika nämnderna och visar hur informationen ska hanteras i verksamheten. De visar vilken information vi kan förvänta oss att finna i arkiven, och vilken som ska gallras.

Dokumenthanteringsplanen är nog det viktigaste verktyget verksamheten har när det gäller arkivarbete. Den antas av nämnden och i den kan vi enkelt utläsa vilken information som ska bevaras och vilken som ska gallras, och hur lång tid som ska gå innan gallring får genomföras. Det framgår också oftast i vilket system informationen förvaras och hur pappershandlingar hanteras tills dess att de gallras eller förs över till ett arkiv. Genom att följa dokumenthanteringsplaner och gallringsbeslut underlättar vi för de framtida arkivanvändarna att förstå varför viss information är gallrad och hur de ska återsöka den som är bevarad.

Gällande dokumenthanteringsplaner

Här finner ni de gällande dokumenthanteringsplanerna. Kommunstyrelsen beslutade 2016-04-04 § 51 att dokumenthanteringsplaner framöver ska redovisas enligt den klassificeringsstruktur som KLASSA-projektet tagit fram. Det innebär att dokumenthanteringsplanerna redovisas för grupperat i processer inom ledning (1), stöd (2) och kärnverksamhet (3). Det framgår av planen vilket datum den antagits, vilken nämnd som antagit den och vilken processgrupp den gäller.

Kommunstyrelsen beslutar om lednings- och stödprocesser medan de olika nämnderna beslutar om kärnprocesser. De olika dokumenthanteringsplaner som antagits publiceras här allteftersom. Detta innebär att de ibland kan gälla parallellt med en tidigare antagen plan som hanterar ett större område.

Barn- och utbildningsnämnden

Barn- och utbildningsnämnden har tre gällande dokumenthanteringsplaner som är unika för deras verksamhet.

Kansli och grundskola

Planen för kansli och grundskola antogs i bun 2007-08-30 § 74. Där finns hanteringsanvisningar för information som inkommer och skapas hos barn- och utbildningsnämndens kansli, inom barnomsorgen och inom grund- och särskolor.

Dokumenthanteringsplan för kansli och grundskola Pdf, 285.9 kB.

Gymnasium

Planen för gymnasiet antogs i bun 2007-08-30 § 74. Där finns hanteringsanvisningar för information som inkommer och skapas inom gymnasieskolan, intagningen och vuxenutbildningen.

Dokumenthanteringsplan för gymnasiet Pdf, 241.5 kB, öppnas i nytt fönster.

Kulturskolan

Planen för kulturskolan antogs i bun 2008-02-07 § 12. Där finns hanteringsanvisningar för information som inkommer och skapas inom kulturskolans verksamhet.

Dokumenthanteringsplan för kulturskolan Pdf, 59.3 kB, öppnas i nytt fönster.

Kommunstyrelsen

Kommunstyrelsen har dokumenthanteringsplaner för flera av avdelningarna. För de avdelningar som saknar plan gäller bevarande om inte annat står i lag, förordning eller om det finns gallringsanvisningar i de äldre gallringsbesluten. Allt eftersom planer tas fram läggs de ut här.

Arbetsmarknadsavdelningen

Arbetsmarknadsenhetens dokumenthanteringsplan antogs av ks 2010-04-12 § 59. Den innehåller hanteringsanvisningar för allmänna administrativa handlingar, flyktingmottagning, arbetscentralen. EU-projekt, handlingar rörande arbetsmarknadsprojekt och -åtgärder samt rörande personal.

Dokumenthanteringsplan för arbetsmarknadsavdelningen Pdf, 121.6 kB, öppnas i nytt fönster.

Näringslivs- och besöksnäringsavdelningen

Turismverksamheten har en egen dokumenthanteringsplan som antogs av ks 2013-09-09.

Dokumenthanteringsplan för turismverksamheten Pdf, 1.2 MB, öppnas i nytt fönster.

Kost- och städavdelningen

Kost- och städverksamhetens dokumenthanteringsplan antogs av ks 2008-11-10 § 165. Planen innehåller hanteringsanvisningar för information som inkommit och skapats hos kost- och städavdelningen.

Dokumenthanteringsplan för kost- och städavdelningen Pdf, 79.7 kB, öppnas i nytt fönster.

Kulturavdelningen

Kulturavdelningen var till och med 2010-12-31 en egen nämnd, kulturnämnden. Dokumenthanteringsplanen är skapad utifrån nämndens handlingar och information, men får användas på kulturavdelningen i den mån det är möjligt tills dess att en ny plan har upprättats. Kulturnämndens dokumenthanteringsplan antogs i kn 2008-06-12 § 35 och gäller information som inkommer och skapas i dåvarande kulturkansliet och biblioteken.

Dokumenthanteringsplan för kulturnämnden Pdf, 115.1 kB, öppnas i nytt fönster.

Strategiavdelningen

Dokumenthanteringsplanen för upphandling antogs av ks 2002-06-10. 2013 reviderades den och den reviderade planen antogs av ks 2013-09-09. Som ett komplement till planen finns en förteckning över vilka handlingar som ska bevaras i ett upphandlingsärende, en lathund.

Dokumenthanteringsplan för upphandling Pdf, 579.1 kB, öppnas i nytt fönster.

Lathund för upphandling Pdf, 26.8 kB, öppnas i nytt fönster.

Miljö-, bygg- och räddningsnämnden

2011-01-01 började miljö-, bygg- och räddningsnämndens sin verksamhet genom en sammanslagning av miljö- och byggnadsnämnden och räddningsnämnden. Miljö- och byggnadsnämnden antog sin dokumenthanteringsplan 2009-02-05 och Räddningsnämnden antog sin dokumenthanteringsplan 2007-04-23. De här två planerna gäller i den mån de kan användas tills dess att en heltäckande dokumenthanteringsplan har tagits fram.

Dokumenthanteringsplan för räddningsnämnden Pdf, 304 kB, öppnas i nytt fönster.

Socialnämnden

Socialnämndens dokumenthanteringsplan antogs 2015-04-21. Den består av en övergripande beskrivning av nämndens dokumenthantering och 15 bilagor för olika verksamheter.

Socialnämndens dokumenthanteringsplan Pdf, 582.7 kB, öppnas i nytt fönster.

Bilaga 1 - Nämndaministration, protokollshantering m.m. Pdf, 276.3 kB, öppnas i nytt fönster.

Bilaga 2 - Allmän administration, personal- och ekonomiadministration Pdf, 404.8 kB, öppnas i nytt fönster.

Bilaga 3 - Lex Sarah, lex Maria Pdf, 272.3 kB, öppnas i nytt fönster.

Bilaga 4 - SoL-akter, IFO Pdf, 389.1 kB, öppnas i nytt fönster.

Bilaga 5 - SoL-akter, barnärenden Pdf, 430.4 kB.

Bilaga 6 - Familjehem Pdf, 273.3 kB, öppnas i nytt fönster.

Bilaga 7 - Allmän administration, IFO Pdf, 283.4 kB, öppnas i nytt fönster.

Bilaga 8 - Medlingsverksamhet Pdf, 246.5 kB, öppnas i nytt fönster.

Bilaga 9 - SoL-akter, Vård och omsorg samt LSS-verksamheten Pdf, 349.1 kB, öppnas i nytt fönster.

Bilaga 10 - Allmän administration, Vård och omsorg Pdf, 361.9 kB, öppnas i nytt fönster.

Bilaga 11 - LSS-akter Pdf, 310.3 kB, öppnas i nytt fönster.

Bilaga 12 - Allmän administration, LSS Pdf, 323.7 kB, öppnas i nytt fönster.

Bilaga 13 - Ensamkommande flyktingbarn Pdf, 262.3 kB, öppnas i nytt fönster.

Bilaga 14 - Dödsboanmälningar Pdf, 338.6 kB, öppnas i nytt fönster.

Bilaga 15 - Tillstånd och tillsyn Pdf, 331.8 kB, öppnas i nytt fönster.

Sedan 2010-03-23 finns en dokumenthanteringsplan för HSL-journaler.

Dokumenthanteringsplan för HSL-journaler Pdf, 946.3 kB, öppnas i nytt fönster.

Valnämnden

Valnämndens dokumenthanteringsplan antogs av valnämnden 2014-03-17 § 27. Den innehåller hanteringsanvisningar för information som inkommer och skapas i samband med val till riksdag, kommun och landsting, val till EU-parlamentet och folkomröstningar. Utöver denna plan gäller även dokumenthanteringsplanen för processgruppen 1.1.3 övriga nämnder.

Dokumenthanteringsplan för valnämnden Pdf, 63.4 kB, öppnas i nytt fönster.

Överförmyndarnämnden

Överförmyndarnämndens dokumenthanteringsplan antogs av överförmyndarnämnden 2007-08-07 § 38, men uppdaterades 2010-03-31 § 52.

Dokumenthanteringsplan för överförmyndarnämnden Pdf, 1.3 MB, öppnas i nytt fönster.

Stiftelser och kommunala bolag

Torsby Utveckling AB (TUAB) antog en dokumenthanteringsplan 2010-02-26.

Dokumenthanteringsplan för TUAB Pdf, 1.5 MB, öppnas i nytt fönster.

Torsby Flygplats AB (TFAB) antog en dokumenthanteringsplan 2015-12-16

Dokumenthanteringsplan för TFAB Pdf, 5.2 MB, öppnas i nytt fönster.

Finnskogen natur- och kulturpark (FNKP) antog en dokumenthanteringsplan 2017-02-03

Dokumenthanteringsplan för FNKP Pdf, 109.1 kB.

Torsby Bostäder AB (TBAB) antog en dokumenthanteringsplan 2018-02-26

Dokumenthanteringsplan för TBAB Pdf, 606.6 kB.

Upphörda dokumenthanteringsplaner

När en dokumenthanteringsplan ersätts med en ny plan kan den gamla planen inte användas på handlingar som tillkommit efter att den ersatts. Men det är ändå viktigt att ha de gamla planerna tillgängliga för att förstå hur handlingar och information tidigare har hanterats. De äldre planerna kan till exempel förklara varför handlingar inte finns bevarade. Här finner du upphörda dokumenthanteringsplaner.

Gallringsbeslut

Kommuner fattar sina egna gallringsbeslut till skillnad från statliga myndigheter där det är Riksarkivet som beslutar om gallring. Nu förtiden hanteras gallring och bevarande främst genom dokumenthanteringsplaner, men i vissa fall är gallringsbeslut effektivare.

Allmänna handlingar får inte gallras utan bestämmelse i lag, förordning eller ett antaget gallringsbeslut. Allmänna handlingar får inte heller återlämnas eller överlämnas till annan part utan beslut i lag eller kommunfullmäktige.

Kommunerna kan alltså själva besluta om gallring och bevarande av allmänna handlingar genom att anta gallringsbeslut. Ett exempel på detta är om en stor mängd handlingar behöver gallras inom en snar framtid eller om beslutet ska gälla retroaktivt.

Gallringsbeslut 2021

Socialnämnden tog 2021-12-14 beslut om att närings- och vätskelistor samt miktions- och avföringslistor kan gallras efter 10 år.

Gallringsbeslut 2017

2017 togs ett beslut att skolan skulle gå över från verksamhetsstödet unikum till IST Extens. Detta innebär att viss information i Unikum gallras. Barn- och utbildningsnämnden fattade beslut om att gallra informationen 2017-12-14.

Gallring av information i Unikum Pdf, 45.8 kB.

Gallringsbeslut 2015

Skolstyrelsen övergick till barn- och utbildningsnämnden 1992, men den första dokumenthanteringsplanen för barn- och utbildningsnämnden antogs inte förrän 2007. 2015-09-03 fattade barn- och utbildningsnämnden ett beslut att de gallringsfrister som antogs 2007 får användas på handlingar från och med 1992.

Gallring av handlingar mellan 1992-2007 Pdf, 145.9 kB.

Den 31 december 2010 upphörde fritidsnämnden att vara egen nämnd och är istället sedan 1 januari 2011 en avdelning under kommunstyrelsen. Från åren 1974-2010 har det inte fattats något gallringsbeslut för fritidsnämndens handlingar, utan allt har bevarats. Den 29 september 2015 fattade kommunfullmäktige beslut om gallring av den upphörda fritidsnämndens handlingar.

Gallring av handlingar mellan 1974-2015 Pdf, 339.1 kB.

Gallringsbeslut 2014

Mellan åren 1974-2014 bevarades alla provsvar tillhörande nationella och centrala prov, samt standardprov i Torsby kommun, trots att gallring har varit rekommenderat från Riksarkivet. Den 13 mars 2014 togs beslut i barn- och utbildningsnämnden om gallring bland dessa handlingar.

Gallring av provhandlingar Pdf, 1 MB.

Gallringsbeslut 2004

2004-05-27 antog kommunfullmäktige en gallringsplan för handlingar av tillfällig eller ringa betydelse. Den gäller för kommunfullmäktige och kommunens övriga myndigheter.

Gallringsplan för gallring av handlingar av tillfällig och ringa betydelse Pdf, 920.4 kB.

Gallringsbeslut 2001

På grund av platsbrist i arkivet beslutade kommunstyrelsen 2001-06-11 om gallring bland handlingar tillhörande personalavdelningen och ekonomiavdelningen. Beslutet var ett led i arbetet med en dokumenthanteringsplan för nämnda avdelningar.

Gallring av personal- och ekonomihandlingar Pdf, 324.9 kB.

Arkivbildningsplan 1990

1990-05-14 antog kommunstyrelsen en arkivbildningsplan för Torsby kommun. Arkivbildningsplanen beskriver de handlingar som bildar arkiv i kommunen, den här planen tar även med handlingar som ska gallras.

Arkivbildningsplan 1990 Pdf, 995.1 kB.

Gallringsbeslut 1989

Skolstyrelsen beslutade 1989-09-21 om gallring av vissa skolstyrelsehandlingar som då förvarades på skolkansliet. I beslutet finns även anvisningar för bevarande.

Gallring av skolstyrelsehandlingar Pdf, 1.3 MB.

Gallringsbeslut 1978

Kommunens äldsta gallringsbeslut är taget i kommunstyrelsen 1978-12-12 och är en gallringsplan över en mängd olika handlingar.

Gallringsplan 1978 Pdf, 1.1 MB.